Efter bogføringsloven skal alt regnskabsmateriale som udgangspunkt opbevares i Danmark. Der er dog en række undtagelser, hvorefter regnskabsmateriale under visse betingelser kan opbevares i udlandet i kortere eller længere perioder. Derudover kan regnskabsmateriale opbevares i Sverige, Norge, Finland og Island, hvis visse betingelser er opfyldt. Endelig er der mulighed for, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (E&S) i særlige tilfælde kan dispensere fra kravet om opbevaring af regnskabsmateriale i Danmark. Sidstnævnte mulighed er især relevant for internationale koncerner med datterselskaber i Danmark, hvor de danske selskabers bogføringssystem ofte ligger på en server i udlandet (hos moder- eller søsterselskab).

E&S’ praksis på området
E&S lægger ved vurderingen af en ansøgning om dispensation vægt på, om det ved opbevaring i det konkrete udland er muligt at varetage efterforsknings- og kontrolhensyn. E&S indhenter udtalelser fra bl.a. SKAT og Statsadvokaturen for Særlig Økonomisk Kriminalititet (SØK). E&S’ praksis har været restriktiv - typisk med henvisning til udtalelser fra SKAT og SØK om vanskeligheder ved at varetage efterforsknings- og kontrolhensyn.

Den 19. juni 2006 afsagde Erhvervsankenævnet en kendelse, der gav en dansk virksomhed, som ville opbevare dele af sit elektroniske regnskabsmateriale på en server hos en koncernvirksomhed i Tyskland, dispensation. E&S har herefter i stigende omfang givet dispensation til at opbevare regnskabsmateriale i andre EU-lande.

Ny kendelse fra Erhvervsankenævnet
Den 1. juli 2009 afsagde Erhvervsankenævnet en kendelse om opbevaring af regnskabsmateriale på en server i USA. E&S havde nægtet dispensation. E&S havde i sin begrundelse bl.a. lagt vægt på, at USA ikke er et EU-land. Erhvervsankenævnet omgjorde med sin kendelse E&S’ afgørelse med henvisning til de samme præmisser som i ovennævnte sag fra 2006.

Erhvervsankenævnet lagde i begge afgørelser bl.a. vægt på, at selve bilagsmaterialet opbevares i Danmark, og at der var onlineadgang til det elektroniske materiale fra selskabernes danske adresser.

Opblødning i praksis og ansøgning om dispensation
Den seneste afgørelse tyder på endnu en opblødning i den restriktive praksis. Det skal dog understreges, at dispensationer altid gives baseret på en konkretvurdering. De to afgørelser viser, at virksomheder, der ønsker at opbevare visse dele af det elektroniske regnskabsmateriale i udlandet, bør sørge for, at der etableres onlineadgang fra Danmark til det elektroniske materiale. Der skal fortsat søges om dispensation til at opbevare regnskabsmateriale i andre lande end Sverige, Norge, Finland og Island. 

Dispensationsansøgningen, som skal indsendes til E&S, bør som minimum indeholde en beskrivelse af:

  • Selskabet/koncernen generelt
  • De faktiske forhold vedrørende bogføringen og opbevaringen heraf (fysiske lokationer, placering af servere, backup m.m.), herunder hvordan det danske selskab har adgang til regnskabssystemer, regnskabsmateriale m.m.
  • Oplysning om at eventuelle beskrivelser af benyttede systemer og eventuelle nødvendige passwords opbevares i Danmark, jf. bogføringslovens § 12, stk. 2, punkt 3.

E&S kan stille særlige betingelser, når man meddeler dispensation.