En række virksomheder i turismeerhvervene ser i disse måneder en tendens til faldende aktivitetsniveau. Det kan give det nødvendige pusterum for ledelsen til at vurdere, om virksomhedens organisation og processer er skruet optimalt sammen. En optimering kan på den længere bane øge virksomhedens økonomiske resultater.

Når virksomheden er i opgangstider, som de fleste virksomheder har været gennem de senere år, så bliver ineffektivitet i organisation eller processer enten ikke opdaget eller også bliver de accepteret. Det vigtigste for ledelsen vil ofte være at få udnyttet opsvinget.

Et typisk eksempel kan være ansættelse af nye medarbejdere. Når virksomheden vokser bliver den logiske løsning på kapacitetsproblemer ofte at nyansætte. Men inden ansættelse bør ledelsen altid gøre sig tanken om, hvorvidt der kan skaffes ressourcer med eksisterende personale ved omorganisering eller effektivisering. Foretages denne vurdering ikke løbende, er der risiko for at virksomheden ikke bliver optimalt organiseret, at rapporterings- og kommunikationsveje bliver uklare og at der vil komme en vis ineffektivitet i virksomheden. Det kan igen trække væsentlig tidsanvendelse ud af ledelsen, som kommer til at virke som limen mellem uhensigtsmæssighederne.

På samme måde kan virksomhedens processer blive negativt påvirket i væksttider. Nye medarbejdere, som ikke modtager tilstrækkelig træning og instruktion, vil måske skabe deres egne processer eller tilrette eksisterende processer til eget verdensbillede. Dette kan medføre øget tidsanvendelse på kontrol fra ledelsens side.

Endelig er der risiko for, at teknologien ikke følger med virksomhedens udvikling eller bliver for kompleks som følge af knopskydning i systemer. En særlig risiko er at rapporteringsværktøjer ikke tilstrækkelige, og at nøglemedarbejdere og ledelsen derfor bruger til på individuelt udarbejdede økonomirapporter.

Men optimering af organisation og processer er en særdeles vigtig opgave for ledelsen, og med opbremsningen i aktivitetsniveauet bliver der lejlighed til at sætte fokus på optimeringsmulighederne. Det gælder derfor om at få fokus tilbage i organisationen og få tjekket om:

  • Data er struktureret på en måde som undgår dobbeltregistrering af data
  • De rigtige systemer er implementeret til at understøtte effektive processer
  • Strukturen i virksomheden underbygger de valgte processer
  • Antallet af medarbejdere og deres kvalifikationer er de rette for virksomheden
  • Processer og ansatte er placeret på de rigtige pladser i virksomheden

Du kan læse mere i vores publikation ”Executive Report Winter/Spring2009”som for uden optimering af virksomheden også kigger på økonomiske resultater for 2008 for hotelmarkeder verden over, udviklingen i turismen i Mellem Østen, udfordringerne for luftfarten mm.